新生活をスタートした方も多いと思います。
この時期、私が必ず新しいメンバーにアドバイスすることの一つとして、「消せる筆記具は、使えない書類がある」ということです。
消せる筆記具は万能？
最近の筆記具の進化はすさまじいですね。一見ボールペンのようで、消せる筆記具があっという間に浸透しました。
専用のラバーでこすると消えるものや、消しゴムで消えるものなど種類もいろいろです。
ノベルティで配布されていることも多いので皆さんも１本は持っているのではないでしょうか。手帳のスケジュールや、アイデアメモなど、修正が簡単にできるので重宝されている方も多いと思います。
消せる筆記具のシェア拡大との奮闘
どれだけ、社内で呼びかけても内部監査をすると必ずこうした消せる筆記具で書き込まれている書類をみかけます。
普段使っているからつい、というケースから、それがそうしたペンだと知らず普通のボールペンだと思っていたというケース、お客様の方が使われてお客様に言い出せなかったケース、様々です。
こすると消せるタイプは厄介です。60度でインクが透明になる仕組みですので、炎天下の車中に置いたため、契約書が白紙に…なんてことも発生してしまうリスクがあります。
しつこくしつこく、言って聞かせるしかないものかと思いつつ、契約書、領収書など会社として保管すべき書類についてはそうした筆記具を使わないよう頑張っています。内部監査のたびに、見つけてしまうとショックをうけるのですが、だんだんと、私と同様、社内で注意してくださる方が増えてきたことに勇気づけられています。
文具マニアで貢献できたと思ったのもこの消せる筆記具のおかげです。インクの特徴などを知っていたため、筆跡を見ただけで指摘できるという特技？が身につきました。
筆記具の選択は慎重に
皆さんも、お気を付けください。企業間のやりとりだけでなく、役所に提出する書類等、受け取っていただけないこともあります。
記入の注意として「黒又は青のボールペン又は万年筆を用い」とありますものね。
それだけでなく、知らなかったら損する場面もあります。
私は、新卒採用の面接官をすることもあり、履歴書にこうした筆記具を使用している応募者については、やさしく注意しています。消せる筆記具を使用している時点で一般常識がないとして「不採用」となってはもったいないです。
手書きで結構な文字数となりますので、消せる筆記具を使いたい気持ちはわかりますが、使い分けができなくてはなりません。